HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Naam, zetel en doel
De naam van de vereniging is Natuurfocus, gevestigd in de gemeente Hellendoorn.
Het doel van de natuurfotografenvereniging Natuurfocus is:
- Het bevorderen van verantwoorde natuurfotografie, waarbij het belang van natuur en milieu voorop staat;
- Het overdragen van kennis en inzicht in de natuur en het stimuleren van bewustzijn van de natuur, natuurbehoud, milieubeheer en de impact van het eigen handelen op de natuur als natuurfotograaf;
- Het delen van kennis en liefde voor de natuur en natuurfotografie met anderen;
- Het bevorderen van kennis en ervaring in de fotografie.
De vereniging tracht haar doel te bereiken door het houden van bijeenkomsten, het organiseren van activiteiten, de informatie op de website en publicaties op social media. Activiteiten bestaan uit het organiseren van fotopresentaties, cursussen, workshops, competities en fotograferen op locatie. Voor de uitvoering kan de vereniging commissies en werkgroepen in het leven roepen.
De vereniging kan haar doel nastreven met alle overige middelen, zolang deze niet in strijd zijn met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement.
HOOFDSTUK 2 LIDMAATSCHAP
Artikel 2 Toelating
Lidmaatschap van Natuurfocus staat open voor alle natuurfotografen die de regels en gebruiken van de vereniging respecteren en naleven.
Het bestuur beslist over toelating van nieuwe leden.
De vereniging heeft het recht om mensen, waarvan bekend is dat ze schade aan de natuur toebrengen en/of hebben toegebracht en overtreders van de in de natuurgebieden geldende regels, als lid te weigeren.
Een afwijzende beslissing wordt schriftelijk en met redenen omkleed aan de betrokkene medegedeeld. Tegen deze beslissing is binnen een maand na kennisgeving beroep mogelijk bij het bestuur. Dit bezwaarschrift moet worden ingediend bij de secretaris.
De Algemene Vergadering kan vervolgens tot toelating besluiten met dien verstande, dat dit besluit alleen kan worden genomen met een meerderheid van tweederde van het totale aantal uitgebrachte geldige stemmen.
Naast gewone leden kent de vereniging het erelidmaatschap. Het bestuur kan een lid dat zich op een onderscheidende manier verdienstelijk heeft gemaakt voor de vereniging voordragen voor een erelidmaatschap en dat laten bekrachtigen in de Algemene Vergadering. Een erelidmaatschap is voor het leven, kent dezelfde rechten en plichten als een gewoon lidmaatschap en is vrijgesteld van contributie.
Natuurfocus heeft 1 erelid, dhr. Han Bouwmeester, oprichter en eerste voorzitter van Natuurfocus.
Artikel 3 Recht van toegang
Alle leden hebben recht van toegang tot c.q. deelname aan:
- Alle door de vereniging georganiseerde algemene bijeenkomsten en activiteiten;
- Alle door de vereniging georganiseerde competities/wedstrijden;
- De door het bestuur ingestelde werkgroepen en commissies;
- De volledige website en de besloten ledenpagina op Facebook.
Artikel 4 Overige rechten
Alle leden hebben, behoudens de in dit Reglement vastgestelde uitzonderingen, bovendien de volgende rechten:
- Het schriftelijk indienen van voorstellen en/of klachten bij het bestuur. Het bestuur is verplicht binnen zes weken – eveneens schriftelijk – haar houding dienaangaande mede te delen;
- Het vervullen van een functie binnen de vereniging (zie ook hoofdstuk 5 van dit Reglement).
Artikel 5 Tussentijds toetreden als gewoon lid
Degene die tussentijds toetreedt als gewoon lid, is contributie verschuldigd over het resterende aantal kwartalen van het lopende verenigingsjaar.
Artikel 6 Verenigingsjaar en kalenderjaar
Het verenigingsjaar loopt gelijk met het kalenderjaar (conform hoofdstuk 1, artikel 3 van de Statuten).
Artikel 7 Contributie
De hoogte van de contributie wordt op voordracht van het bestuur vastgesteld door de Algemene Vergadering.
Een wijziging van contributie gaat in op de eerste dag van het nieuwe verenigingsjaar.
Contributie is verschuldigd vanaf het eerste volle kwartaal van lidmaatschap tot en met het eind van het verenigingsjaar van opzegging.
Artikel 8 Einde lidmaatschap
Opzegging van het lidmaatschap dient te geschieden voor het einde van het boekjaar met een opzegtermijn van een maand. Bij opzeggingen na 30 november is er nog een vol jaar contributie verschuldigd.
De vereniging heeft het recht om het lidmaatschap op te zeggen van leden:
- Die hun financiële verplichtingen niet nakomen, ondanks schriftelijke aanmaning;
- Waarvan bekend is dat ze schade aan de natuur toebrengen en/of toe hebben toegebracht en/of de in de natuurgebieden geldende regels overtreden;
- Die zich na herhaaldelijke waarschuwingen niet willen gedragen volgens de statuten, het huishoudelijk reglement of de forum etiquette.
Bij beëindiging van het lidmaatschap volgens bovenstaande redenen is er geen recht op teruggave van contributie.
HOOFDSTUK 3 BESTUUR EN VERTEGENWOORDIGING
Artikel 9 Bestuurssamenstelling
Het bestuur is samengesteld uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en twee algemene bestuursleden.
Artikel 10 Bestuurstaken
Het bestuur is belast met de uitleg en handhaving van de Statuten en van dit Huishoudelijk Reglement, alsmede met de uitvoering van de besluiten van de Algemene Vergadering en voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Het verricht voorts alle overige werkzaamheden, die in verband met de doelstellingen van de vereniging, overeenkomstig art. 4 van de Statuten, nodig zijn. Voor zover dit Reglement daarin niet voorziet verdeelt het bestuur onderling de hiervoor bedoelde overige werkzaamheden onder de bestuursleden.
Artikel 11 Commissies en werkgroepen
Het bestuur kan zich bij de uitvoering van bestuurstaken laten bijstaan door commissies en werkgroepen. De leden van commissies en werkgroepen worden door het bestuur benoemd en ontslagen. Het bestuur zorgt voor een duidelijke taakomschrijving van de door haar ingestelde commissie of werkgroep. Indien leden van een commissie of werkgroep hun werkzaamheden naar het oordeel van het bestuur niet goed vervullen, kunnen zij door het bestuur van hun taak worden ontheven c.q. vervangen.
Artikel 12 Vacature bestuurslid
Wanneer een bestuurslid aftreedt, het lidmaatschap verliest, of wegens ziekte of andere oorzaken niet in staat is zijn of haar functie naar behoren te vervullen, zullen de overige bestuursleden een ander lid van de vereniging verzoeken, het bestuur in haar werkzaamheden bij te staan, ófwel tot de terugkeer van het afwezige bestuurslid, ófwel totdat door de Algemene Vergadering door middel van de benoeming van een nieuw bestuurslid in de ontstane vacature is voorzien.
Artikel 13 Taken voorzitter
De werkzaamheden van de voorzitter zijn onder meer:
- Het leiden van de Algemene Vergadering en het regelen van de uit deze vergadering voortvloeiende werkzaamheden;
- Het leiden van de bestuursvergaderingen en het regelen van de uit deze vergaderingen voortvloeiende werkzaamheden;
- Het vertegenwoordigen van het bestuur.
Zie bijlage 1: Taakomschrijving voorzitter.
Artikel 14 Afwezigheid voorzitter
Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door de secretaris of de penningmeester. Deze regel is niet van toepassing als het gaat over het leiden van de Algemene Vergadering. Want overeenkomstig art. 20 lid 1 van de Statuten wordt de Algemene Vergadering dan geleid door zijn plaatsvervanger. Is er geen plaatsvervanger aangewezen of aanwezig, dan leidt het oudste aanwezige bestuurslid de vergadering.
Zijn er helemaal geen bestuursleden aanwezig, dan wijst de vergadering zelf een vergadervoorzitter aan.
Artikel 15 Taken secretaris
De werkzaamheden van de secretaris zijn onder meer:
- Het voeren van de briefwisseling betreffende de vereniging in overleg met en uit naam van het bestuur;
- Het bijhouden van de notulen van de bestuursvergaderingen en het ter goedkeuring voorleggen daarvan in de eerstvolgende bestuursvergadering;
- Het bijhouden van de notulen van de Algemene Vergadering;
- Het zorgen voor het schriftelijk bekend maken van datgene, waarvan de bekendmaking op grond van de Statuten en/of het Huishoudelijk Reglement is verplicht, alsmede van datgene, waarvan het bestuur de bekendmaking wenselijk acht;
- Het bijhouden van de digitale leden-verzendlijst voor de activiteitencommissie;
- Het bijhouden van de digitale kopie-ledenlijst ter raadpleging door het Dagelijks Bestuur
- Het bewaren van de bij de vereniging ingekomen stukken en van afschriften van de verzonden stukken.
Zie bijlage 2: Taakomschrijving secretaris
Artikel 16 Taken penningmeester
De werkzaamheden van de penningmeester zijn onder meer:
- Het beheer van de geldmiddelen van de vereniging in overleg met het bestuur;
- Het voeren van de daaraan verbonden financiële administratie;
- Het bewaren van alle ingekomen stukken met betrekking tot de financiën en kopie te houden van de verzonden stukken;
- Het bijhouden van de ledenlijst en het op de hoogte houden van de overige bestuursleden van veranderingen in deze lijst;
- Het opstellen van de jaarrekening aan het einde van elk kalenderjaar;
- Het opstellen van de begroting voor het komend kalenderjaar.
Zie bijlage 3: Taakomschrijving penningmeester
Artikel 17 Verantwoording aan Algemene Vergadering
Het bestuur legt jaarlijks aan de Algemene Vergadering verantwoording af voor het gevoerde beleid. De stukken, bedoeld in artikel 15 sub c en d en in artikel 16 sub e en f van dit Reglement, dienen tenminste een week voor de Algemene Vergadering zal plaats hebben voor zowel bestuur als kascommissie ter inzage beschikbaar te zijn.
Artikel 18 Bestuursbesluiten
Elk bestuursbesluit is bindend voor alle leden mits niet in strijd met de Statuten, dit Reglement of de besluiten van de Algemene Vergadering. In dat geval is het besluit nietig.
Alle besluiten worden genomen met enkel het belang van Natuurfocus voor ogen.
Indien er sprake is van tegenstrijdige c.q. persoonlijke belangen, dan onthoudt het betreffende bestuurslid zich van stemming conform artikel 22.6 van de Statuten.
HOOFDSTUK 4 VERGADERINGEN
Artikel 19 Bestuursvergaderingen
Het bestuur komt tenminste viermaal per jaar bijeen, waarvan minimaal één keer samen met de leden van de Activiteitencommissie.
Artikel 20 Verzoek om bestuursvergaderingen
Bestuursvergaderingen worden belegd op verzoek van:
- De voorzitter;
- De meerderheid van het bestuur.
Artikel 21 Oproep voor bestuursvergadering
De bestuursleden worden tenminste zeven dagen van tevoren door de voorzitter voor een bestuursvergadering opgeroepen. In de oproep staan de te behandelen punten en plaats, datum en tijd van de vergadering vermeld.
Artikel 22 Vereist aantal leden in bestuursvergadering
Een bestuursvergadering kan slechts bindende besluiten nemen, indien méér dan de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is.
Artikel 23 Algemene Vergadering
Er wordt jaarlijks ten minste één Algemene Vergadering gehouden. Deze Algemene Vergadering dient gehouden te worden uiterlijk zes maanden na afloop van het boekjaar, overeenkomstig de statuten Hoofdstuk 3 Artikel 13.
Artikel 24 Vereist aantal leden voor Algemene Vergadering
Een Algemene Vergadering kan slechts bindende besluiten nemen, indien ten minste een derde van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Indien dit quotum niet wordt gehaald, wordt binnen vier weken een nieuwe vergadering bijeengeroepen. In deze vergadering worden ongeacht het aantal opgekomen leden de agendapunten behandeld. De aldaar genomen besluiten zijn bindend.
HOOFDSTUK 5 VERKIEZINGEN EN STEMMINGEN
Artikel 25 Het stellen van kandidaten
Voor alle te vervullen plaatsen in het bestuur is het bestuur verplicht kandidaten te stellen. Een duidelijke kandidatenlijst en – voor zover nodig – een lijst van de te vervullen functies moeten in de aankondiging vermeld zijn.
Artikel 26 Tegenkandidaten
De leden hebben het recht tegenkandidaten te stellen. Een dergelijke kandidaatstelling moet vóór aanvang van de Algemene Vergadering bij de secretaris zijn aangemeld.
Indien er zich bij aanvang van de Algemene Vergadering geen kandidaten voor de vacatures gemeld hebben en het bestuur ook geen kandidaten voordraagt, kan een lid die zich tijdens de vergadering alsnog voor de vacature aanmeldt d.m.v. stemming conform artikel 29 in functie gekozen worden.
Artikel 27 Kandidaten bestuursfunctie tenminste één jaar lid
Iedere kandidaat moet ten minste één jaar lid van de vereniging zijn om voor een bestuursfunctie in aanmerking te komen.
Artikel 28 Kiesprocedure voor bestuursfuncties
Bestuursleden worden elk afzonderlijk in hun functies gekozen.
Artikel 29 Kiesprocedure bij één kandidaat
Indien er voor een vacature slechts één kandidaat is gesteld, wordt deze door de Algemene Vergadering door handopsteken al dan niet gekozen verklaard. Het criterium om gekozen te worden is de helft plus één van het aantal stemmen van de aanwezige stemgerechtigde leden. Indien dat aantal niet wordt gehaald, zal de vergadering worden geschorst.
Artikel 30 Kiesprocedure bij meer dan één kandidaat
Indien er voor één vacature méér kandidaten zijn gesteld, wordt een schriftelijke stemming gehouden.
Artikel 31 Schriftelijk stemmen
Bij schriftelijke stemming benoemt de voorzitter een stembureau, bestaande uit drie leden. De taak van dit stembureau is:
- De zorg voor het uitreiken van blanco stembriefjes aan alle aanwezige stemgerechtigde leden;
- Het in ontvangst nemen van alle uitgereikte stembriefjes;
- De controle op een juiste gang van zaken;
- Het opstellen van het proces-verbaal van de stemming. Het stembureau krijgt inzage in de presentielijst.
Artikel 32 Ongeldige stembriefjes
Stembriefjes zijn ongeldig indien zij buiten de vereiste aanduiding enig ander kenteken of aanduiding bevatten. Ongeldige en blanco stemmen worden als uitgebracht beschouwd.
Artikel 33 Nietigheid stemming
Een stemming is nietig indien het aantal ingeleverde stembriefjes groter is dan het aantal aanwezige stemgerechtigde leden.
Artikel 34 Bekendmaking uitslag stemming
Na het tellen van de stemmen maakt de voorzitter bekend:
- Hoeveel stemmen er zijn uitgebracht;
- Hoeveel stemmen daarvan ongeldig zijn;
- Hoeveel stemmen er blanco zijn;
- Hoeveel stemmen er op elke kandidaat zijn uitgebracht;
- Wie gekozen is of tussen welke kandidaten er opnieuw moet worden gestemd.
Artikel 35 Het al dan niet geldig zijn van een stembriefje
Het stembureau bepaalt of een stem al dan niet geldig is uitgebracht.
Artikel 36 Eerste stemming
Bij een eerste stemming kan een kandidaat alleen worden gekozen bij een volstrekte meerderheid (dat is tweederde) van de geldig uitgebrachte stemmen.
Artikel 37 Herstemming
Heeft geen van de kandidaten de volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, dan volgt een herstemming. De kandidaat, die hierbij de meeste stemmen heeft gekregen is gekozen. Bij het staken der stemmen beslist het lot.
Artikel 38 Benoeming kascommissie
De Algemene Vergadering benoemt uit haar midden tenminste twee en ten hoogste vier leden in de kascommissie. Afgetreden leden zijn niet direct herkiesbaar. Een lid mag nooit langer dan twee jaar achtereen zitting hebben in de kascommissie en geen deel uitmaken van het bestuur. Het is wenselijk voor de continuïteit dat tenminste één tweede termijn commissielid zitting heeft in de kascommissie.
Artikel 39 Stemmen over zaken
Over zaken wordt mondeling of door handopsteken gestemd. Het betreffende besluit wordt slechts genomen bij een volstrekte meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
HOOFDSTUK 6 WERKGROEPEN
Artikel 40 Commissies en Werkgroepen
Al naar gelang het bestuur dat wenselijk acht en de mogelijkheden daartoe gunstig zijn, kan het bestuur commissies en werkgroepen oprichten, die het stimuleren van een bepaalde tak van de fotografie ten doel zullen hebben, zulks overeenkomstig het gestelde in art. 1 van dit Reglement.
De vereniging Natuurfocus kent twee vanuit het bestuur functionerende permanente commissies en een werkgroep, welke ieder door één van de twee algemene bestuursleden worden aangestuurd en vertegenwoordigd.
Deze commissies en werkgroep zijn:
- De Activiteitencommissie:
De Activiteitencommissie bedenkt en organiseert de activiteiten, zoals de clubdagen en de clubavonden en de communicatie op social-mediapagina’s van Natuurfocus. Voorstellen en ideeën worden door de bestuursafgevaardigde en algemeen bestuurslid aan het bestuur ter goedkeuring voorgelegd. - De Webcommissie:
De Webcommissie bestaat uit een webmaster en moderatoren en regelt alle zaken die het beheer en het onderhoud van de website en het forum met zich meebrengt. Bevindingen, voorstellen en ideeën worden door de bestuursafgevaardigde en algemeen bestuurslid aan het bestuur ter goedkeuring voorgelegd. - De Fotowedstrijd:
De werkgroep Fotowedstrijd bestaat uit een coördinator en 5 juryleden en wordt vertegenwoordigd door het algemeen bestuurslid Webcommissie. De werkgroep verzorgt de maandelijkse en de jaarlijkse fotowedstrijden, waar alle leden van Natuurfocus aan mee kunnen doen. De werkzaamheden, communicatie, wijze van jureren en prijsuitreiking zijn vastgelegd in de procedure ‘Fotowedstrijd’.
Zie bijlage 4: Taakomschrijving Algemeen Bestuurslid
Zie bijlage 5: Werkgroep Fotowedstrijd
HOOFDSTUK 7 WEBSITE, FORUM EN MODERATOREN
Artikel 41 De website
De vereniging Natuurfocus bezit een website, waarop de activiteiten worden aangekondigd en waarop leden hun foto’s kunnen plaatsen die door alle leden te zien zijn. Ieder lid heeft recht om een aantal van zijn of haar foto’s te plaatsen. De hoeveelheid ruimte hiervoor wordt door het bestuur bepaald. De website wordt beheerd door de Webcommissie.
Artikel 42 Moderatoren
Het bestuur heeft de bevoegdheid om moderatoren te kiezen voor het beheer van de website, het forum en de social-mediapagina’s van Natuurfocus.
Artikel 43 Domeinnaam
De domeinnamen Natuurfocus.nl en Natuurfocus.org staan op naam van de vereniging Natuurfocus en zijn eigendom van de vereniging.
Artikel 44 Het forum
Als onderdeel van de website bezit de vereniging Natuurfocus een forum. Dit forum heeft tot doel de door de leden gemaakte foto’s door de andere leden te laten beoordelen. Ook zijn er diverse andere onderdelen in het forum, zoals een agenda, een marktplaats en een café, waarin over natuurfotografie maar ook over andere zaken gepraat en gediscussieerd kan worden. Het aantal en de inhoud van de diverse onderdelen of ‘topics’ kan van tijd tot tijd naar behoefte gewijzigd worden. Ieder lid van de vereniging heeft onbeperkt toegang tot het forum. Gasten hebben een beperkte leestoegang tot het ‘showtopic’ deel van het forum en kunnen enkel kijken naar de daarin geplaatste foto’s en commentaren.
Artikel 45 Forumregels
- Algemeen:
Deelnemers dienen elkaar fatsoenlijk en respectvol te behandelen. Men dient zicht te houden aan de forum etiquette. Reacties die daarbuiten vallen, kunnen zonder opgaaf van reden door de moderatoren verwijderd worden. Derhalve kan iedere deelnemer eventuele misstanden melden aan de moderatoren, de webmaster of het bestuur.
Wijziging van de forumregels zullen te allen tijde bekend gemaakt worden.
- Maximumaantal foto’s:
Het bestuur heeft de bevoegdheid om te bepalen hoeveel foto’s er per lid op het forum geplaatst mogen worden.
- Welke foto’s kunnen op het forum geplaatst worden:
Op het forum mogen alleen foto’s van de deelnemer zelf geplaatst worden. Foto’s waarvan de intellectuele eigendommen en het copyright bij anderen liggen zijn niet toegestaan. Natuurfocus is niet verantwoordelijk voor overtredingen van het copyright door haar leden. Foto’s, waaruit blijkt dat door het maken ervan de natuur schade is aangedaan, worden onmiddellijk verwijderd.
- Grootte van de foto’s:
Geplaatste foto’s mogen over de langste zijde niet groter zijn dan 1024 pixels en een maximale bestandsgrootte van 500 kilobytes hebben.
- Reclame en onbetamelijke inhoud:
Het is leden niet toegestaan om ongevraagd reclame, links en/of banners naar met reclame gevulde websites te plaatsen.
Het plaatsen door leden van teksten, links, banners en verwijzingen naar websites van kwetsende-, racistische-, fundamentalistische- en seksistische aard en inhoud zijn niet toegestaan en worden onmiddellijk verwijderd. Dit kan het bestuur eventueel doen besluiten om het betreffende lid op basis van artikel 10.3 sub d te ontzetten.
Artikel 46 Webbeheer en moderatoren
De website en het forum worden beheerd door de Webcommissie, welke bestaat uit de webmaster met de met hem of haar samenwerkende moderatoren. De webmaster en de moderatoren dienen lid van de vereniging Natuurfocus te zijn.
De Webcommissie controleert of alle regels worden nageleefd en is voor de leden beschikbaar voor hulp met betrekking tot het forum. Zij heeft het recht om eigenhandig en zonder opgaaf van redenen geplaatste foto’s en teksten die niet aan de regels van de wet, Statuten of Reglement voldoen te corrigeren of van het forum te verwijderen.
Artikel 47 Aanspreekpunt
Voor alle tips, opmerkingen of problemen met betrekking tot de website, het forum en de social-mediapagina’s van Natuurfocus dient men contact op te nemen met de webmaster.
HOOFDSTUK 8 Clubactiviteiten
Artikel 48 Deelname aan clubactiviteiten
Deelname aan clubactiviteiten is voorbehouden aan de leden, tenzij bij de activiteit nadrukkelijk is aangegeven dat deze openbaar of mede toegankelijk voor introducees is.
Artikel 49 Deelname aan clubavonden door niet-leden
Besloten clubavonden zijn beperkt toegankelijk voor niet-leden, mits wordt voldaan aan het volgende:
- Clubleden die een introducee willen meenemen naar een besloten clubavond vanwege een specifiek onderwerp/presentatie mogen dat doen. Voor de betreffende introducee, die niet de intentie heeft om lid te worden, geldt dat dit jaarlijks eenmalig mogelijk is en tegen een toegangsprijs van 7,50 euro, contant te voldoen aan een aanwezig AC- of bestuurslid.
- Niet-leden die de intentie hebben om lid te worden en, zelfstandig of als introducee, een besloten clubavond willen bijwonen om de sfeer te proeven en informatie in te winnen, zijn eenmalig en zonder verdere kosten welkom, indien zij zich vooraf per e-mail aanmelden op info@natuurfocus.org.
In het voorkomende geval waar deze regels leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard beslist het dagelijks bestuur.
HOOFDSTUK 9 AANSPRAKELIJKHEID
Artikel 50 Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van de vereniging Natuurfocus en haar bestuursleden is conform de wet deze aangeeft. De vereniging is verzekerd voor de financiële gevolgen van calamiteiten en haar organisatie en statuten voldoen aan de eisen van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersoon (WBTR).
Natuurfocus is niet aansprakelijk voor het gedrag van haar leden buiten verenigingsverband, maar zal indien nodig conform artikel 10.3 sub d van de Statuten haar leden er wel op aanspreken.
Natuurfocus is niet aansprakelijk voor schade aan apparatuur van leden tijdens gebeurtenissen in verenigingsverband. Elk lid is zelf verantwoordelijk voor de eigen apparatuur.
HOOFDSTUK 10 WIJZIGING HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Artikel 51 Begrip: “wijziging”
Onder wijziging van dit Reglement wordt verstaan zowel een algehele herziening als een simpele wijziging.
Artikel 52 Voorstel tot wijziging
Een wijziging van dit reglement kan worden voorgesteld door:
- Het bestuur aan de Algemene Vergadering;
- Een voorstel aan het bestuur, dat door tenminste 10% van het aantal stemgerechtigde leden wordt gesteund en met redenen is omkleed.
Het bestuur zal dit voorstel, met haar mening daarover, aan de eerstvolgende Algemene Vergadering voorleggen. Een dergelijk voorstel moet tenminste twee weken voor de desbetreffende Algemene Vergadering zijn ingediend.
Artikel 53 Aankondiging wijzigingsvoorstel
Het bestuur is verplicht het voorstel tot wijziging van dit Reglement op te nemen in de agenda van de eerstvolgende Algemene Vergadering.
Artikel 54 Aannemen van wijzigingsvoorstel
Een voorstel tot wijziging van dit reglement kan slechts worden aangenomen door een besluit van de Algemene Vergadering, waarbij echter dient te worden voldaan aan het gestelde in artikel 28 van de Statuten.
Artikel 55 Het in werking treden van wijzigingen
De voorgestelde wijziging(en) in dit Reglement, mits goedgekeurd door een tweederde meerderheid van de Algemene Vergadering, treedt/treden onmiddellijk in werking.
Artikel 56 Verwerping voorstel tot wijziging
Wanneer een voorstel tot wijziging van dit Reglement is verworpen, kan een soortgelijk voorstel niet dan na verloop van zes maanden wederom worden ingediend.
HOOFDSTUK 11 SLOTBEPALINGEN
Artikel 57 Niet voorziene gevallen
In gevallen, waarin dit Reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Artikel 58 In werking treden van dit Reglement
Dit Reglement is besproken en goedgekeurd in de Algemene Vergadering van 13 februari 2025 te Holten en treedt met onmiddellijke ingang in werking.
Voorzitter Secretaris Penningmeester
Desiree Adam-Vaassen Ruud van der Bliek Jolanda van der Haven
BIJLAGE 1: TAAKOMSCHRIJVING VOORZITTER
De voorzitter geeft leiding aan de vereniging, bepaalt mede het verenigingsbeleid, vertegenwoordigt de vereniging in- en extern en vormt samen met de secretaris en penningmeester het dagelijks bestuur.
De voorzitter:
- Heeft een visie op de toekomst van de vereniging en ziet toe op de uitvoering en evaluatie van het verenigingsbeleid
- Coördineert bestuurs- en commissiewerkzaamheden
- Roept de jaarlijks de algemene- en de bijzondere ledenvergaderingen bij elkaar en zit deze voor
- Zit bestuursvergaderingen voor en is in samenwerking met de secretaris verantwoordelijk voor de agenda
- Delegeert werkzaamheden (nieuwe werkzaamheden of buiten het standaardtakenpakket) naar de bestuursleden en ziet toe op de uitvoering
- Begeleidt bestuursleden bij de uitvoering van hun taken
- Is met de penningmeester tekenbevoegd voor niet reguliere grote financiële uitgaven (dubbele handtekening)
- Ziet toe op het juist, volledig en op tijd handelen van de penningmeester (2 ogen principe) d.m.v. periodieke controles (minimaal 2x per jaar met verslaglegging) van de bankrekening
- Is eindverantwoordelijk voor de ‘werkgeverstaken’ van de vrijwilligers die binnen de vereniging werkzaam zijn
- Functioneert als ‘vraagbaak’ binnen de vereniging voor de leden en heeft een luisterend oor
- Bewaakt de afhandeling van klachten en aan- en opmerkingen over de vereniging van leden en externen
- Neemt samen met andere bestuursleden beslissingen en toetst deze aan het verenigingsbeleid
- Houdt ‘voeling’ met de commissies om toe te zien op de uitvoering van het verenigingsbeleid
- Vertegenwoordigt de vereniging naar externe partijen
- Onderhoudt contacten met andere fotoverenigingen en andere mogelijke samenwerkingspartners
BIJLAGE 2: TAAKOMSCHRIJVING SECRETARIS
De secretaris zorgt voor een efficiënt lopend secretariaat en vormt samen met de voorzitter en de penningmeester het dagelijks bestuur.
De secretaris:
- Neemt deel aan bestuursvergaderingen, notuleert en bewaakt de actiepuntenlijst
- Verspreidt de notulen en de actielijst onder de deelnemers aan de vergaderingen
- Verzamelt centraal de notulen van de commissies
- Houdt een archief bij en ziet toe op de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar
- Stelt in overleg met de voorzitter de agenda vast en verstuurt de uitnodigingen voor de bestuursvergaderingen en de Algemene Vergadering
- Ontvangt correspondentie en zorgt ervoor dat deze bij de betreffende functionaris(sen) komt
- Informeert bestuur en commissies over ontvangen aanmelding en opzegging van leden
- Informeert nieuwe leden over de vereniging door het toesturen van een welkomstmail
- Bevestigt de opzegging van leden door het toesturen van een afscheidsmail
- Muteert de ledenverzendlijsten t.b.v. de Activiteitencommissie, de Webcommissie en de penningmeester
- Beheert de digitale documenten van de vereniging op de NAS
- Geeft mutaties in de verenigingsgegevens door aan de KvK
- Verzorgt de administratie en correspondentie van het bestuur
- Is het eerste aanspreekpunt voor de vereniging voor externen (gemeente, KvK, andere verenigingen en instanties)
BIJLAGE 3: TAAKOMSCHRIJVING PENNINGMEESTER
De penningmeester is verantwoordelijk voor het financiële beleid, de financiële- en de ledenadministratie en vormt samen met de voorzitter en de secretaris het dagelijks bestuur.
De penningmeester:
- Is eerstverantwoordelijke voor het financiële beleid en beheer van de vereniging
- Int de contributie
- Is verantwoordelijk voor financiële vraagstukken en afspraken van het bestuur en de commissies
- Int de sponsorgelden en donaties
- Betaalt de rekeningen
- Beheert de bankrekening
- Is met de voorzitter tekenbevoegd voor niet reguliere grotere financiële uitgaven (dubbele handtekening)
- Int entreegelden binnen de vereniging
- Stelt een jaarlijkse begroting op en controleert deze
- Beoordeelt de financiële situatie en maakt een financieel jaarverslag
- Beoordeelt in overleg met het bestuur ad-hoc aanvragen voor geld
- Stelt in overleg met het bestuur het budget vast voor commissies en maakt afspraken over de verantwoording
- Pleegt overleg met de kascontrole commissie
- Voert de ledenadministratie en houdt deze up-to-date m.b.t. het innen van de contributie en de financiële administratie
BIJLAGE 4: TAAKOMSCHRIJVING ALGEMEEN BESTUURSLID
Algemene bestuursleden zijn verantwoordelijk voor de commissies en werkgroepen.
Algemeen bestuurslid:
- Bewaakt de uitvoering van het verenigingsbeleidsplan
- Leidt de commissie
- Bewaakt het budget
- Zit de vergaderingen van de commissie voor
- Vertegenwoordigt de commissie bij het bestuur
- Geeft wensen/problemen vanuit de commissie aan richting het bestuur en koppelt dit terug aan de commissieleden
- Overlegt met alle bestuursleden en commissievoorzitters die bij een bepaald onderwerp betrokken zijn
- Is verantwoordelijk voor de informatievoorziening naar de leden, in nauw overleg met het bestuur
- Zoekt opvolgers voor aftredende commissieleden
- Begeleidt nieuwe commissieleden
- Luistert naar vragen van leden en geeft deze door aan het betreffende bestuurslid of de betreffende commissievoorzitter
- Zorgt voor goede communicatie met het bestuur en andere commissies en werkgroepen
- Coördineert de taakverdeling binnen de commissie
- Doet verslag van vergaderingen naar het bestuur en geeft de notulen door aan de secretaris
- Onderhoudt contacten met collega functionarissen van andere verenigingen
Aanvullend t.b.v. de Activiteitencommissie:
- Is samen met de leden van de commissie verantwoordelijk voor het organiseren en uitvoeren van de clubactiviteiten
- Maakt een jaarplanning
- Is verantwoordelijk voor bewaken van het activiteitenbudget, dat aan het begin van het boekjaar vanuit het bestuur is toebedeeld
- Organiseert tenminste twee keer per jaar een overleg met de Activiteitencommissie
- Verstuurt 4 keer per jaar een nieuwsbrief naar alle leden
- Zorgt voor een divers aanbod aan activiteiten passend bij de interesses binnen de vereniging
- Organiseert en evalueert de activiteiten
- Doet verslag van activiteiten op de website en op de social media pagina’s van de vereniging
- Zorgt voor de tijdige aankondigingen en informatie van de clubactiviteiten op de website en social media
- Zorgt voor een werkbare takenverdeling binnen de Activiteitencommissie
Aanvullend t.b.v. de Webcommissie:
- Is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid en het functioneren van de website www.natuurfocus.nl, de pagina’s op social media en de communicatie extern
- Adviseert en ondersteunt het bestuur, de commissies en werkgroepen t.a.v. de website en de social-mediapagina’s
- Coördineert en evalueert het algeheel communicatiebeleid
- Promoot de vereniging positief en regelmatig naar buiten
- Stelt promotiemateriaal en informatiemateriaal van de vereniging op en houdt het up-to-date
- Is verantwoordelijk voor cluborganen zoals website en social-mediapagina’s
- Verstuurt per mail ad hoc correspondentie naar de leden op aangeven van het bestuur
- Legt en onderhoudt contact met de leden en externe belanghebbenden t.b.v. plaatselijke en regionale media
- Maakt afspraken met externe belanghebbenden en ziet toe op de naleving ervan
- Stelt een jaarplan op betreffende de communicatie en draagt zorg voor de uitvoering
- Stimuleert bestuur, commissies en werkgroepen om (meer) aan in- en externe communicatie te doen
- Ondersteunt en is vervanger voor de coördinator Fotowedstrijd
- Organiseert tenminste één keer per jaar een overleg met de werkgroepleden Fotowedstrijd
BIJLAGE 5: WERKGROEP FOTOWEDSTRIJD
Algemeen:
Elke maand is er voor de leden van Natuurfocus een fotowedstrijd, waarvoor de onderwerpen voor elke maand vooraf voor het gehele kalenderjaar bekend zijn gemaakt.
Een jury kiest maandelijks uit de ingezonden foto’s de maandwinnaar. Elke maand worden de ingezonden foto’s en de maandwinnaar op de website van Natuurfocus geplaatst. De winnende foto wordt ook vermeld op de social-mediapagina’s van Natuurfocus.
Uit de maandwinnaars wordt door de leden tijdens de Algemene Vergadering de jaarwinnaar gekozen. De winnende jaarfoto wordt een jaar lang op de voorpagina van de website vertoond en vermeld op de social mediapagina’s van Natuurfocus.
Voor het organiseren en uitvoeren van de Fotowedstrijd is een werkgroep in het leven geroepen, die bestaat uit een coördinator Fotowedstrijd en vijf juryleden, allen lid van Natuurfocus. Zij wordt in het bestuur vertegenwoordigd door het algemeen bestuurslid Webcommissie.
Voorwaarden voor deelname:
- Leden kunnen elke maand met één foto meedoen aan de fotowedstrijd
- De foto moet voor de 25e van de maand worden gemaild aan fotowedstrijd@natuurfocus.org
- De foto moet de volledige exif-gegevens bevatten en daarmee aantoonbaar niet ouder zijn dan een halfjaar
- De maximale afmetingen van de foto zijn 1024 pixels langste zijde en maximaal 500kb
- De foto moet duidelijk betrekking hebben op het maandonderwerp
- Leden van de werkgroep Fotowedstrijd zijn uitgesloten van deelname
Jurering:
- De ingezonden foto’s worden ontvangen door de coördinator en getoetst op de voorwaarden
- Na acceptatie worden de foto’s geanonimiseerd en naar de juryleden gemaild
- Elk jurylid beoordeeld alle foto’s conform de procedure, kent de punten toe en mailt de uitslag naar de coördinator
- De coördinator bepaalt voor elke foto de plek in de ranglijst aan de hand van de som van de individueel toegekende punten
- De foto’s in volgorde van de ranglijst en (een deel van) het juryrapport wordt op de website geplaatst, vergezeld van de tussenstanden t.b.v. van de jaarwedstrijd
Prijzen:
Van de winnende maandfoto wordt, indien de winnaar dit wenst, een vergroting afgedrukt en uitgereikt op de Algemene Vergadering.
De winnaar van de jaarfoto ontvangt op de Algemene Vergadering de door een sponsor beschikbaar gestelde hoofdprijs.
Elke deelnemer krijgt voor elke ingezonden foto een lot. Hoe meer maanden je een foto hebt ingestuurd, hoe meer lootjes je krijgt. Uit deze lootjes worden op de Algemene Vergadering door de voorzitter er twee getrokken. De eigenaren van deze loten ontvangen eveneens een door een sponsor beschikbaar gestelde prijs.
De procedures en de website-handelingen m.b.t. de Fotowedstrijd en Agenda zijn stapsgewijs beschreven in een separaat document ‘Fotowedstrijd en Agenda’, als handleiding voor de werkgroep Fotowedstrijd.